1. Privacybeleid
Stichting Col Canto heeft beleid vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 24 mei 2018. In dit beleid is vastgesteld wie de gebruikers en belanghebbenden zijn, wat er van hen bewaard wordt en hoe ze geïnformeerd of geïnstrueerd worden. De eerste versie van het privacybeleid is op 10 juli 2018 bekendgemaakt, daarna gewijzigd en bekendgemaakt in september 2023. De huidige versie (deze versie) is van mei 2026 en bekendgemaakt.

2. Gebruikers
Gebruikers zijn alle personen die namens Stichting Col Canto toegang hebben tot de gegevens van de deelnemers en projectdeelnemers van de aangesloten koren en projectkoren, en anderen die deze gegevens verzamelen of verwerken. In functies uitgedrukt zijn dat de bestuursleden, het secretariaat, de accountant/financiële controller, coördinator ledenadministratie, coördinatoren van de koren en de webmaster.

3. Belanghebbenden
Belanghebbenden zijn de (project)deelnemers van de vaste koren en de deelnemers van wisselende projectkoren van Stichting Col Canto alsmede bezoekers van concerten/zanguitvoeringen van deze (project)koren. Daar Stichting Col Canto een stichting is (een stichting heeft geen leden), worden met “deelnemers” en “projectdeelnemers” bedoeld: de personen die zich bij een van de koren of bij een projectkoor van de stichting aangemeld hebben en toegelaten zijn (de donateurs).

4. Welke gegevens worden opgeslagen, waarvoor en hoe lang?
4a. Koorleden
Van alle (project)deelnemers worden vastgelegd: de volledige naam, de stemgroep, het adres (e-mailen woonadres), de geboortedatum en het telefoonnummer. Deze gegevens worden bewaard tot twee (2) jaar na het einde van hun verbondenheid aan (een van) de (project)koren. Bij opzegging kunnen (project)deelnemers aangeven of hun e-mailadres langer mag worden bewaard, om hen – door de stichting – op de hoogte te houden van activiteiten van de stichting en/of (een van) haar koren. De deelnemers zijn gehouden tijdig wijzigingen door te geven aan de stichting of de coördinator van het betreffende koor. Van alle (project)deelnemers wordt de betalingsgeschiedenis bijgehouden. Ook aan deelnemers van een projectkoor zal na afloop van het project worden gevraagd of hun emailadres mag worden bezwaard om ook hen – door de stichting – op de hoogte te houden van activiteiten van de stichting en/of (een van) haar koren.
Op vrijwillige basis worden per koor afspraken gemaakt over het vastleggen en onderling uitwisselen van gegevens als woonadres, telefoonnummers, geboortedata en/of pasfoto. Dit kan per koor verschillen. Hoewel (project)deelnemers deze gegevens onderling kunnen uitwisselen, worden door de gebruikers geen van deze gegevens aan derden verstrekt. Ook deze gegevens blijven bewaard tijdens de periode als hiervoor vermeld.

4b. Bezoekers van concerten
Van bezoekers van concerten/zanguitvoeringen worden de naam, het telefoonnummer en emailadres bewaard, afhankelijk van de manier waarop contact is gemaakt bij het bestellen van toegangskaarten voor een concert/zanguitvoering. Deze gegevens worden tot uiterlijk een maand na het einde van het concert/de zanguitvoering bewaard; dit wordt gedaan om deze bezoekers op de hoogte te kunnen stellen van mogelijke wijzigingen, afgelasting van een concert/zanguitvoering en voor verslaggeving, reacties en dergelijke na afloop van een concert/zanguitvoering. Verder kan blijken dat er na een concert /zanguitvoering nog zaken af te handelen zijn en wordt het e-mailadres of telefoonnummer bewaard zolang deze afhandeling duurt.

4c. Registratie van concerten
Tijdens optredens worden er door publiek, (project)deelnemers en pers mogelijk foto’s en/of (geluids)opnamen gemaakt van het koor, de dirigent, pianist, organist, solisten, instrumentalisten, presentator en het orkest. Uiteraard heeft Stichting Col Canto geen controle over wat er gebeurt met foto’s en (geluids)opnamen die door derden tijdens een publiek optreden worden gemaakt. Foto’s en (geluids)opnamen die in bezit zijn van Stichting Col Canto kunnen en zullen gebruikt worden voor verslaglegging van het concert/de zanguitvoering aan (project)deelnemers en/of pers en voor promotiedoeleinden, in het bijzonder plaatsing op de eigen website en facebookpagina.

5. Hoe worden belanghebbenden geïnformeerd?
5a. Koorleden
(Project)deelnemers worden bij het ingaan van het nieuw geformuleerde privacybeleid op de hoogte gehouden en daarbij verwezen naar de website van de stichting, waarop het nieuw geformuleerde privacybeleid dan zal zijn geplaatst. Nieuwe (project)deelnemers kunnen het privacybeleid lezen op de website.

5b. Bezoekers
Bezoekers die toegangskaarten willen bestellen voor concerten/zanguitvoeringen vinden op de betreffende pagina van de website van Stichting Col Canto een vermelding dat hun naam en emailadres bewaard wordt tot na het concert/de zanguitvoering, zoals hiervoor vermeld, en dat dit niet gedeeld wordt met derden en uitsluitend gebruikt wordt om voor het concert/de zanguitvoering relevante informatie te communiceren. Bezoekers die telefonisch of aan ‘de zaal’ kaarten bestellen/kopen, worden hier tijdens het telefoongesprek/de fysieke aankoop op gewezen.

5c. Promotiemateriaal
Op de website van Stichting Col Canto wordt een disclaimer weergegeven. Deze vermeldt dat foto- en (geluids)opnamen door Stichting Col Canto gemaakt tijdens een concert/zanguitvoering gebruikt kan worden voor promotiedoeleinden, in het bijzonder plaatsing op de eigen website en facebookpagina.

6. Hoe worden de gegevens opgeslagen?
De gegeven van de deelnemers van de (project)koren worden beheerd door de coördinator ledenadministratie in een beveiligde omgeving. Ook de coördinator(en) van het betreffende (project)koor heeft deze en aanvullende gegevens op de eigen pc, beveiligd met een wachtwoord.
Gegevens van bezoekers (opgeslagen in een beveiligde omgeving) worden beheerd door het secretariaat en de webmaster, en worden na eventuele evaluatie definitief verwijderd, zoals hiervoor vermeld. Foto’s en (geluids)opnamen worden, indien gemaakt in opdracht van Stichting Col Canto, beheerd door het secretariaat, in een beveiligde omgeving.
Materiaal dat door (project)deelnemers ter beschikking wordt gesteld aan (een van) de (project)koren of aan de stichting kan worden gebruikt voor promotiedoeleinden of ter verslaglegging van een concert/zanguitvoering, maar blijft in beheer bij de eigenaar daarvan.
Betalingsinformatie wordt beheerd door de penningmeester en de accountant/financiële controller op de persoonlijke pc, beveiligd met wachtwoord, en via bankafschriften.

Aangezien een beperkt aantal gegevens wordt bewaard en het daarbij niet om persoonlijke aspecten gaat, deze niet op grote schaal verwerkt worden en personen niet door Stichting Col Canto gevolgd worden in de publieke ruimte (b.v. door cameratoezicht), is er geen Privacy Impact Assessment nodig.

7. Wie is verantwoordelijk?
Het bestuur, vooral de penningmeester, is verantwoordelijk voor de uitvoering van het privacybeleid en het instrueren van de gebruikers van persoonsgegevens.

8. Datalek
In geval van een datalek kunnen gegevens in handen komen van derden, die daar normaal gesproken geen toegang toe hebben. Voorbeelden van een datalek zijn: verloren of gestolen uitgeprinte bestanden, verlies van een usb-stick, een virus, het afdanken van een niet schoongemaakte computer. Een datalek wordt onmiddellijk gemeld bij de belanghebbenden en de verantwoordelijke bestuurder, die zorgt dat de juiste procedure wordt doorlopen.
De verantwoordelijke bestuurder bepaalt of er nog andere mensen binnen de stichting op de hoogte gesteld moeten worden. Hij kan voor de uitvoering van de procedure iemand aanwijzen, die de benodigde informatie verzamelt en passende maatregelen voorstelt. Er dient vervolgens binnen 72 uur melding gedaan te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
De melding houdt in:

• vaststelling wat de aard van de inbreuk is.
• aanwijzen van een contactpersoon die uitgebreide informatie kan verschaffen over de inbreuk.
• beschrijving van de geconstateerde en te verwachten gevolgen van de inbreuk.
• aanbevolen maatregelen om negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken en herhaling te voorkomen.

mei 2026

Stichting Col Canto, Almere
kvk-nr. 32133027